Wil jij ook een jaarplan dat écht werkt?

Herken je dit?

Het is november. Je leidinggevende vraagt om het jaarplan voor volgend jaar. Je blokt een avond, opent het format van vorig jaar en vult het in. Tien doelen, want alles is belangrijk. Je stuurt het rond en krijgt twee reacties: "Ziet er goed uit."

Dan begint januari. De eerste klant belt met een klacht, een collega valt uit en het rooster moet om. In maart vraagt je leidinggevende hoe het ervoor staat. Je opent het document voor het eerst sinds december.

Kies twee tot vier doelen

Met tien doelen weet je team niet wat voorgaat. Iedereen kiest zelf, en aan het eind van het jaar is overal een beetje aan gewerkt.

Kies daarom twee tot vier doelen voor je team. Meer is in de praktijk vaak niet haalbaar. Wat daar niet aan bijdraagt, schuift door naar later of valt af. Dat is een lastig gesprek, en het is het belangrijkste gesprek van het hele plan.

Zet bij elk doel hoe je ziet dat het gelukt is. "De klanttevredenheid verbeteren" kun je in december niet afvinken. "Klachten binnen twee werkdagen beantwoord" wel.

Haal je team erbij voordat je kiest

Je team ziet dingen die jij niet ziet. De klant die steeds vaker belt. Het systeem dat elke maandag hapert. De collega die al weken overloopt.

Haal dat op voordat je de doelen kiest. Wat ging er dit jaar goed? Wat liep vast? Wat zie je aankomen? Zit je team er vanaf het begin bij, dan hoef je in januari niemand meer te overtuigen. Dan is het al hun plan.

Zet bij elke activiteit een naam en een datum

Een doel wordt pas werk als iemand ermee aan de slag gaat. Schrijf daarom bij elke activiteit wie het uitvoert, wat het precies moet opleveren en wanneer het klaar is.

"We gaan de klachtafhandeling verbeteren" blijft liggen. "Een collega zet vóór 1 maart de klachten van dit jaar op een rij" niet. Die afspraken maak je samen met je team. Dan weet iedereen wie wat oppakt, en waarom.

Pak het plan er samen bij

Spreek met je team vaste momenten af waarop je het plan erbij pakt. Per activiteit: loopt het, loopt het vast, wat moet anders? Dat gesprek hoeft niet lang te duren.

Doe je dat niet, dan gebeurt wat elk jaar gebeurt. Het plan verdwijnt achter de waan van de dag, en in maart open je het document opnieuw voor het eerst.