ImProve Group VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verwerkt.

Contactgegevens

Loolaan 26, 7315 AB Apeldoorn, Nederland.
Website: www.improvegroup.nl
E-mail: info@improvegroup.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van wat je bij ImProve doet. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

  • Bij een contactaanvraag: je naam, e-mailadres en de gegevens die je zelf in je bericht invult. Telefoonnummer en organisatie zijn optioneel.
  • Bij een inschrijving of optie voor een training: deelnemer-, contact- en factuurgegevens en gegevens die nodig zijn om de inschrijving af te handelen.
  • Bij een aanmelding voor ImProve Online: je naam, e-mailadres, gekozen leerroute, factuurgegevens en eventuele aanvullende informatie die je zelf verstrekt.
  • Bij een nieuwsbriefaanmelding: je e-mailadres en, als je dat invult, je voornaam.
  • Bij klanten en opdrachtgevers: gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, facturatie en administratie.
  • Bij gebruik van de website kunnen onze hosting- en beveiligingsvoorzieningen technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browserinformatie en serverlogs, voor een veilige en goede werking van de website.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, inschrijvingen en aanmeldingen te verwerken, trainingen en andere diensten uit te voeren, ImProve Online beschikbaar te stellen, onze administratie en facturatie te verzorgen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Als je je voor de nieuwsbrief aanmeldt, gebruiken we je gegevens om je nieuws en relevante updates van ImProve te sturen.

Per doel staat hieronder waarop we ons baseren en hoe lang we de gegevens bewaren.

  • Een vraag via het contactformulier beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden, of de voorbereiding van een overeenkomst. Bewaren: 18 maanden, daarna maken we de gegevens anoniem.
  • Een inschrijving of optie voor een training afhandelen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Bewaren: 7 jaar, omdat factuurgegevens onder de fiscale bewaarplicht vallen. Een opmerking bij je inschrijving wissen we uiterlijk een maand na de training.
  • ImProve Online: je account, je voortgang en wat je invult. Grondslag: koop je zelf, dan de uitvoering van onze overeenkomst met jou. Meldt je organisatie je aan, dan werkt ImProve in opdracht van die organisatie. Bewaren: tot 60 dagen na het einde van je toegang.
  • Oefenen met DialogueTrainer. Grondslag: dezelfde als bij ImProve Online. Bewaren: DialogueTrainer verwijdert je gegevens binnen 60 dagen nadat we hebben doorgegeven dat je toegang is gestopt.
  • Facturen en administratie. Grondslag: een wettelijke verplichting. Bewaren: 7 jaar.
  • De nieuwsbrief. Grondslag: jouw toestemming. Bewaren: tot je je afmeldt.
  • De website en ImProve Online veilig houden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen. Bewaren: zolang nodig voor de beveiliging.

ImProve Online

Voor ImProve Online verwerken wij gegevens die nodig zijn om toegang te geven en de leer- en werkomgeving te laten werken. Dit gaat om account- en toegangsgegevens, gekoppelde leerroutes en specials, voortgang, ingevulde formats, behaalde certificaten, aanvragen en noodzakelijke communicatie- en beveiligingsgegevens.

Wij gebruiken deze gegevens om ImProve Online beschikbaar te stellen, toegang te beheren, ondersteuning te bieden, deelnemers te informeren, de veiligheid van de omgeving te bewaken en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Ingevulde formats zijn uitsluitend zichtbaar voor de deelnemer zelf en voor ImProve wanneer dat nodig is voor beheer of ondersteuning. Organisatiebeheerders zien geen voortgang, ingevulde formats, gesprekken, scores of feedback. Zij bepalen alleen welke deelnemers welke productlicentie krijgen.

Na het einde van de toegang bewaren we je voortgang, ingevulde formats en behaalde certificaten nog zestig dagen. Je kunt er dan niet bij. Verleng je binnen die zestig dagen, dan staat alles er weer. Daarna verwijderen wij persoonsgegevens en inhoud die daaraan te koppelen is, of maken wij deze onomkeerbaar anoniem. Dit geldt niet voor gegevens die wij op grond van een wettelijke bewaarplicht moeten bewaren, zoals gegevens in onze financiële administratie.

Oefenen met DialogueTrainer

In ImProve Online kun je oefenen met een AI-gesprekspartner van DialogueTrainer B.V. in Utrecht. Daarvoor sturen we je naam en e-mailadres naar DialogueTrainer, zodat je gesprekken en scores bij jou horen. DialogueTrainer bewaart je gesprekken, scores en voortgang. Jij en ImProve kunnen die zien. Organisaties die deelnemers bij ImProve aanmelden zien ze niet.

Zonder je naam en e-mailadres kun je niet oefenen met de gesprekken die bij je programma horen. Koop je zelf, dan sturen we ze door om onze overeenkomst met jou uit te voeren. Meldt je werkgever of een andere organisatie je aan, dan bepaalt die organisatie wat er met je gegevens gebeurt. ImProve werkt dan in haar opdracht.

De AI die het gesprek voert krijgt je naam en e-mailadres niet, alleen een willekeurig nummer. Praat je tegen de gesprekspartner, dan zet DialogueTrainer je stem om in tekst. DialogueTrainer bewaart je stem niet. DialogueTrainer gebruikt je gegevens niet om AI te trainen. Om het platform te verbeteren gebruikt DialogueTrainer alleen gegevens die niet meer naar jou te herleiden zijn. Vertel in een gesprek niets over je gezondheid, je geloof of andere privézaken.

DialogueTrainer verwerkt de gegevens in opdracht van ImProve, op grond van een verwerkersovereenkomst. DialogueTrainer bewaart de gegevens in de Europese Economische Ruimte. Soms kan iemand van buiten Europa erbij, ook vanuit de Verenigde Staten, of deelt DialogueTrainer ze met een partij daar. Dat mag alleen als de Europese Commissie heeft besloten dat dat land je gegevens genoeg beschermt, of als er afspraken zijn gemaakt die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontracten van de Europese Commissie. DialogueTrainer werkt zelf ook met andere bedrijven. De lijst staat op dialoguetrainer.com/subprocessors.

Stopt je toegang tot ImProve Online, dan geven we dat door aan DialogueTrainer. Die verwijdert je gegevens binnen 60 dagen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Wat je via een formulier op deze website invult, komt terecht in een beveiligde database op onze eigen websitehosting in Nederland, en daarnaast per e-mail bij ons binnen. Contact- en informatieaanvragen anonimiseren we automatisch na 18 maanden. Trainingsinschrijvingen bewaren we 7 jaar, omdat factuurgegevens onder de fiscale bewaarplicht vallen. Een opmerking die je bij een inschrijving achterlaat (bijvoorbeeld over een dieetwens of toegankelijkheid) wissen we uiterlijk een maand na afloop van de training. Hoe lang we gegevens in ImProve Online bewaren, staat bij ImProve Online. Voor gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie gelden de wettelijke bewaartermijnen. Gegevens die we op basis van toestemming gebruiken, verwijderen we wanneer die toestemming wordt ingetrokken, tenzij er een andere wettelijke reden is om ze nog te bewaren. Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Mail dan naar info@improvegroup.nl.

Delen van persoonsgegevens met andere partijen

ImProve Group verkoopt persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, technische ondersteuning of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor deze website gaat het om Mijndomein Hosting (Nederland) voor de website, de database en onze e-mail, en om Cloudflare voor de spamcontrole op het contactformulier. De beveiligde inlog van onze eigen beheeromgeving loopt via Clerk. Daarbij worden alleen gegevens van onze eigen medewerkers verwerkt, niet van websitebezoekers. ImProve Online draait ook bij Mijndomein Hosting in Nederland. De mail van ImProve Online versturen we via Mailgun, onderdeel van Sinch. Mailgun verstuurt de mail vanaf servers in de Europese Unie. Kan iemand van buiten Europa bij je gegevens, bijvoorbeeld een medewerker of een ander bedrijf van Sinch, dan mag dat alleen als de Europese Commissie heeft besloten dat dat land je gegevens genoeg beschermt, of als er afspraken zijn gemaakt die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontracten van de Europese Commissie. Voor de oefeningen in ImProve Online werken we met DialogueTrainer B.V., zie Oefenen met DialogueTrainer. Daarnaast werken we met leveranciers voor administratieve dienstverlening. Waar dat volgens de AVG nodig is, maken we afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage in je persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of eerder gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@improvegroup.nl.

Voordat we persoonsgegevens verstrekken of een verzoek uitvoeren, moeten we kunnen vaststellen dat het verzoek van jou komt. We proberen je identiteit eerst te controleren met gegevens die we al hebben of met een andere zo weinig mogelijk ingrijpende methode. Alleen wanneer dat echt nodig is, kunnen we om aanvullende identificatie vragen. We reageren in principe binnen één maand op je verzoek.

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Denk je dat gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen voor misbruik, neem dan contact op via info@improvegroup.nl.

Cookies en externe inhoud

Op dit moment gebruiken we op deze website geen Google Analytics, advertentiecookies of andere trackingcookies. Op de contactpagina staat wel een kaart van Google Maps, die direct met de pagina meelaadt. Daarbij maakt je browser verbinding met Google en kan Google gegevens ontvangen, zoals je IP-adres. Meer daarover staat in ons cookiebeleid.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze website, dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze website.